Viimeksi päivitetty: 15.11.2023

1. Johdanto

Hotel Kihesm Oy (jäljempänä "me", "meidän" tai "Hotel Kihesm") on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan sovellettavia tietosuojalakeja, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Tämä tietosuojakäytäntö selittää, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme henkilötietojasi.

Kun käytät verkkosivustoamme (kihesm.com), varaat majoituksen, vierailet hotellissamme tai olet muutoin vuorovaikutuksessa kanssamme, keräämme sinusta henkilötietoja. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten käsittelemme näitä tietoja.

2. Rekisterinpitäjä

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:

Hotel Kihesm Oy
Y-tunnus: 1234567-8
Mannerheimintie 123
00100 Helsinki
Suomi

Tietosuojavastaava: Anna Mäkinen
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +358 9 1234 5680

3. Mitä henkilötietoja keräämme ja miksi

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

3.1 Varausten käsittely ja asiakaspalvelu

  • Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Kansalaisuus, henkilötunnus (tarvittaessa)
  • Maksukorttitiedot
  • Majoitusta koskevat tiedot (saapumis- ja lähtöpäivä, huonetoiveet, erikoisruokavaliot, erityistoiveet)
  • Matkaseurueen tiedot

Näitä tietoja käytämme varausten käsittelyyn, majoituspalvelujen tarjoamiseen, laskutukseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

3.2 Markkinointi ja viestintä

  • Nimi ja sähköpostiosoite
  • Markkinointipreferenssisi
  • Tiedot aiemmista vierailuistasi ja palveluiden käytöstä

Käytämme näitä tietoja lähettääksemme sinulle tietoa palveluistamme, tarjouksistamme ja tapahtumistamme, jos olet antanut suostumuksesi markkinointiviestinnän vastaanottamiseen.

3.3 Verkkosivuston käyttö

  • IP-osoite, evästetiedot, selain- ja laitetiedot
  • Tiedot sivuston käyttötavoistasi

Käytämme näitä tietoja verkkosivustomme toiminnan analysointiin, käyttökokemuksen parantamiseen ja teknisten ongelmien ratkaisemiseen. Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät Evästekäytännöstämme.

3.4 Asiakaspalaute ja kyselyt

  • Nimi, sähköpostiosoite
  • Antamasi palaute ja arviot

Käytämme näitä tietoja palveluidemme kehittämiseen ja asiakastyytyväisyyden parantamiseen.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

  • Sopimuksen täytäntöönpano: Käsittelemme tietojasi, kun se on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen (esim. huonevaraus) täytäntöönpanemiseksi.
  • Lakisääteiset velvoitteet: Käsittelemme tietojasi täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, kuten kirjanpitolain vaatimukset ja matkustajarekisterin ylläpitäminen.
  • Oikeutetut etumme: Käsittelemme tietojasi, kun se on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi, kuten liiketoimintamme kehittämiseksi ja väärinkäytösten estämiseksi.
  • Suostumus: Käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

5. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa henkilötietojasi seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Palveluntarjoajat: Käytämme luotettavia palveluntarjoajia (kuten varausjärjestelmän toimittajia, maksunvälittäjiä ja IT-palveluntarjoajia), jotka käsittelevät tietoja puolestamme.
  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.
  • Liikekumppanit: Voimme jakaa tietoja tarkoin valittujen kumppaneiden kanssa, jos olet antanut siihen suostumuksesi.

Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Kun luovutamme tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten EU:n mallisopimuslausekkeet.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojakäytännössä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi:

  • Varaus- ja majoitustietoja säilytämme vähintään kirjanpitolain edellyttämän ajan (tyypillisesti 6 vuotta).
  • Markkinointitarkoituksiin kerättyjä tietoja säilytämme niin kauan kuin olet antanut suostumuksesi tai kunnes pyydät tietojen poistamista.
  • Evästetietoja säilytämme evästekäytännössä kuvatun ajan.

Kun henkilötietojen säilyttäminen ei ole enää tarpeen, poistamme tai anonymisoimme ne turvallisesti.

7. Oikeutesi

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää kopion sinusta kerätyistä henkilötiedoista.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää tietojesi siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa käsittelyä: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa, erityisesti suoramarkkinoinnin osalta.
  • Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Voit käyttää näitä oikeuksia ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai postitse yllä mainittuun osoitteeseen. Pyrimme vastaamaan pyyntöösi 30 päivän kuluessa.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

8. Tietoturva

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Toimenpiteisiimme kuuluvat muun muassa:

  • Tietojen salaus ja suojatut yhteydet
  • Säännölliset tietoturva-auditoinnit
  • Pääsynhallinta ja henkilöstön koulutus
  • Palvelinten ja järjestelmien ajantasaiset tietoturvapäivitykset

Vaikka pyrimme suojaamaan tietojasi parhaalla mahdollisella tavalla, mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos havaitset tietoturvaongelman, ilmoitathan siitä meille välittömästi.

9. Tietosuojakäytännön muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain heijastamaan muutoksia liiketoiminnassamme, verkkosivustossamme tai lainsäädännössä. Päivitetty tietosuojakäytäntö julkaistaan verkkosivustollamme, ja merkitsemme päivityksen päivämäärän dokumentin alkuun.

Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sinulle sähköpostitse tai verkkosivustomme kautta ennen muutosten voimaantuloa, jos meillä on yhteystietosi.

10. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:

Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +358 9 1234 5680
Osoite: Hotel Kihesm Oy, Tietosuojavastaava, Mannerheimintie 123, 00100 Helsinki, Suomi